Zasady kwalifikacji studentów na wyjazdy na studia – SMS

Zasady kwalifikacji studentów na wyjazdy na studia

 – SMS (Student Mobility for Studies) w ramach Programu Erasmus+ KA131

 na Uniwersytecie w Białymstoku w roku ak. 2024/2025

1. Użyte w niniejszych zasadach określenia oznaczają:
2. a) student - student Uniwersytetu w Białymstoku studiów (stacjonarnych lub niestacjonarnych) pierwszego, drugiego, trzeciego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich,
   b) jednostka organizacyjna – wydział, instytut, filia, szkoła doktorska,
   c) kierownik jednostki organizacyjnej – dziekan wydziału, dyrektor instytutu, dyrektor filii, dyrektor szkoły doktorskiej.

2. Rekrutacja kandydatów na studia za granicą i realizacja mobilności odbywa się zgodnie z Regulaminem studiów Uniwersytetu w Białymstoku oraz zasadami programu Erasmus+.

3. Rekrutacja kandydatów jest przeprowadzana w oparciu o umowy międzyinstytucjonalne zawarte pomiędzy Uniwersytetem w Białymstoku a uczelniami partnerskimi za granicą w ramach programu Erasmus+. Aktualny wykaz uczelni partnerskich, gdzie wyjazdy studentów na studia mogą być realizowane, zamieszczony jest na stronie internetowej uczelni.

4. Warunkiem wzięcia udziału w rekrutacji oraz wyjazdu na studia w ramach programu Erasmus+ jest posiadanie statusu studenta Uniwersytetu w Białymstoku. Studenci posiadający obywatelstwo inne niż państwa członkowskiego UE lub EOG są zobligowani do sprawdzania zasad odnoszących się do wjazdu na terytorium kraju przyjmującego stypendystów programu Erasmus+.

5. Studenci w trakcie stypendium nie mogą przebywać na urlopie, o którym mowa w §34 Regulaminu studiów Uniwersytetu w Białymstoku.

6. Łączny czas trwania wyjazdów w ramach programu Erasmus+ (studia oraz praktyki, realizowane na UwB oraz innych uczelniach) nie może przekroczyć:

• 12 miesięcy na studiach pierwszego, drugiego lub trzeciego stopnia,
• 24 miesięcy na studiach jednolitych magisterskich.

Limit możliwych do wykorzystania na danym poziomie studiów miesięcy obejmuje również poprzednie wyjazdy w ramach programu Erasmus.

7. Minimalny okres realizacji mobilności wynosi 2 miesiące, maksymalny 12 miesięcy.

8. Możliwe jest realizowanie wyjazdów łączonych (studia + praktyki) w wymiarze maksymalnie 10 miesięcy na studia (rok akademicki) i 2 miesięcy praktyk. W tym wypadku praktyki powinny być uwarunkowane programem studiów oraz  uwzględnione w „Porozumieniu o programie zajęć” (Learning Agreement).

9. Jednostki organizacyjne Uniwersytetu w Białymstoku są odpowiedzialne za przeprowadzenie rekrutacji studentów na studia za granicą, która prowadzona jest za pośrednictwem specjalnie utworzonych komisji kwalifikacyjnych.

10. Nadzorowaniem prac komisji kwalifikacyjnej właściwej jednostki zajmuje się, wyznaczony przez kierownika jednostki organizacyjnej, koordynator. Do jego zadań należy m. in. bezpośredni kontakt z Działem Współpracy Międzynarodowej Uniwersytetu w Białymstoku (DWM). Lista koordynatorów znajduje się w zakładce Erasmus+ na stronie internetowej uczelni.

11. W skład komisji kwalifikacyjnej właściwej jednostki wchodzi:

• koordynator programu Erasmus+ jednostki organizacyjnej,
• osoba sprawdzająca znajomość języka obcego,
• przedstawiciel studentów,
• inne osoby (w zależności od wymogów jednostki organizacyjnej).

12. W zakresie wyłączenia z komisji kwalifikacyjnej stosuje się przepisy Kodeksu Postępowania Administracyjnego.

13. Warunkiem wzięcia udziału w rekrutacji na studia jest złożenie w sposób określony w ogłoszeniu rekrutacyjnym formularza zgłoszeniowego, który jest dostępny w zakładce Erasmus+ na stronie internetowej Uniwersytetu w Białymstoku oraz stanowi załącznik do niniejszych zasad. W przypadku rekrutacji prowadzonej poprzez system USOS – dane, które nie są obsługiwane przez system (załącznik do formularza USOS) należy dostarczyć do DWM w terminie do 15 maja 2024 r. w przypadku rekrutacji podstawowej lub do 13 grudnia 2024 r. w przypadku rekrutacji uzupełniającej. Komisje kwalifikacyjne jednostek organizacyjnych mogą ustalić dodatkowe załączniki do formularza.

14. Podstawowe kryteria selekcji kandydatów to: średnia ocen, dobra znajomość języków obcych,  w których prowadzone są wykłady w uczelni partnerskiej (musi być potwierdzona podczas rozmowy kwalifikacyjnej), brak uprzednio nieuzasadnionych rezygnacji przez kandydata z wyjazdu na studia lub na praktyki w ramach programu Erasmus+.

15. Koordynator poinformuje kandydatów o terminie rozmowy kwalifikacyjnej, podczas której komisja dokona weryfikacji poziomu znajomości języków obcych wskazanych w umowie z uczelnią partnerską jako języki, w których prowadzone są w tej uczelni zajęcia. Komisja ma prawo zweryfikować znajomość innych języków obcych niż wskazane w umowie, o ile jest to uzasadnione koniecznością zapewnienia kształcenia w danej uczelni.Komisja ma prawo do niezakwalifikowania kandydatów jeżeli ich znajomość języka obcego, w którym prowadzone są zajęcia, jest poniżej  poziomu B1. Podczas rozmowy komisja sprawdza też poziom motywacji kandydatów do wyjazdu.

16. W rekrutacji pierwszeństwo przyznaje się osobom, które w momencie wyjazdu będą studentami wyższych lat studiów i dotychczas nie wyjeżdżały w ramach programu Erasmus+. Warunkiem uczestnictwa w kwalifikacji jest pełne zrealizowanie dotychczasowego programu studiów w danej jednostce organizacyjnej. Za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej, w uzasadnionych przypadkach, dopuszczalna jest kwalifikacja na wyjazd studentów posiadających wpis warunkowy.

17. Dodatkowe kryteria rekrutacji to: członkostwo w stowarzyszeniu Erasmus Student Network (ESN) lub indywidualna opieka nad zagranicznymi studentami przyjeżdżającymi, wyższa średnia ocen z roku akademickiego poprzedzającego rok rekrutacji, a w przypadku studentów pierwszego roku studiów drugiego stopnia, planujących wyjazd w semestrze letnim – z pierwszego semestru studiów. O kwalifikacji osoby spełniającej kryteria decydować będzie lepsza znajomość języka obcego, w którym prowadzone są wykłady w uczelni partnerskiej.

18. W roku akademickim 2024/25 ustala się następujące terminy rekrutacji:

- od 26.02.2024 r. do 15.03.2024 r. - przyjmowanie wniosków studentów przez jednostki organizacyjne,

- od 18.03.2024 r. do 29.03.2024 r. -  rozmowy kwalifikacyjne.

19. Po zakończonej rekrutacji komisja przygotowuje listę kandydatów zakwalifikowanych do wyjazdu na studia w ramach programu Erasmus+ KA 131 oraz listy rezerwowe.

20. Odwołania od decyzji komisji kwalifikacyjnej należy kierować do Koordynatora Uczelnianego Programu Erasmus+ w terminie do 7 dni od dnia ogłoszenia decyzji o wynikach rekrutacji.

21. Do 12 kwietnia 2024 r. protokoły z posiedzeń komisji kwalifikacyjnych powinny zostać przekazane do DWM wraz z oryginałami formularzy zgłoszeniowych studentów (zakwalifikowanych oraz niezakwalifikowanych na wyjazd), jeśli rekrutacja nie będzie mogła zostać zakończona do tego terminu, DWM może dokonać jego przedłużenia.

22. W przypadku wolnych miejsc może być przeprowadzona przez jednostki organizacyjne dodatkowa rekrutacja dotycząca wyjazdów na studia w semestrze letnim roku akademickiego 2024/25 w następujących terminach:

- od 01.10.2024 r. do 18.10.2024 r. - przyjmowanie wniosków,

- od 21.10.2024 r. do 25.10.2024 r. - rozmowy kwalifikacyjne.

W przypadku ogłoszenia rekrutacji uzupełniającej, protokoły z posiedzeń komisji kwalifikacyjnych wraz z oryginałami formularzy zgłoszeniowych powinny zostać przekazane do DWM w terminie do 8 listopada 2024 r.  

23. Wszystkie osoby wyjeżdżające na studia do uczelni, w których zajęcia odbywają się w językach objętych systemem Online Language Support (według stanu na dzień ustalenia niniejszych zasad – w języku angielskim, bułgarskim, chorwackim, czeskim, duńskim, estońskim, fińskim, francuskim, greckim, hiszpańskim, holenderskim, irlandzkim, litewskim, łotewskim, maltańskim, niemieckim, portugalskim, rumuńskim, słowackim, słoweńskim, szwedzkim, węgierskim, włoskim), wypełniają przed wyjazdem test językowy on-line w celu określenia poziomu znajomości języka. Wynik testu pozwoli na przyznanie licencji na kursy językowe on-line studentom, którzy uzyskają najsłabsze wyniki.

24. Studenci znajdujący się w trudnej sytuacji materialnej mogą otrzymać wyższe stypendium na każdy miesiąc pobytu. Do uzyskania dodatku uprawnione są osoby, które:

 - w przypadku rekrutacji podstawowej -  posiadają prawo do stypendium socjalnego na Uniwersytecie w Białymstoku, potwierdzone w formularzu zgłoszeniowym danego studenta, przez dział spraw studenckich lub dziekanat/sekretariat właściwej jednostki organizacyjnej,

- w przypadku rekrutacji uzupełniającej - uzyskają prawo do stypendium socjalnego na Uniwersytecie w Białymstoku po złożeniu wniosku o wyjazd, ale przed rozpoczęciem mobilności[1] oraz złożą w DWM w terminie do 13 grudnia 2024 r. załącznik nr 1 do formularza zgłoszeniowego z potwierdzeniem z działu spraw studenckich lub dziekanatu/sekretariatu właściwej jednostki organizacyjnej.

Otrzymanie przyznanego dodatku jest gwarantowane od początku trwania wyjazdu stypendialnego do końca okresu finansowania ustalonego w umowie na wyjazd stypendialny pomiędzy uczelnią i studentem.

W stosunku do osób, które nabędą prawo do uzyskania stypendium socjalnego już w trakcie pobytu na wymianie dodatek nie będzie przyznany.

25. Studenci z niepełnosprawnościami mogą otrzymać dodatek dla „osób z mniejszymi szansami”. Do uzyskania takiego dodatku uprawnione są osoby, które w momencie złożenia wniosku o wyjazd są uznane, w świetle uchwały nr 2624 Senatu Uniwersytetu w Białymstoku z dnia 18 grudnia 2019r. w sprawie określenia szczegółowych zasad wprowadzania i zastosowania rozwiązań alternatywnych dla studiujących osób niepełnosprawnych, za osoby z niepełnosprawnościami. Informacja ta musi zostać potwierdzona w formularzu zgłoszeniowym studenta przez Pełnomocnika Rektora ds. osób z niepełnosprawnościami. Każdy przypadek jest rozpatrywany indywidualnie przez uczelnię w porozumieniu z Pełnomocnikiem Rektora ds. osób z niepełnosprawnościami. O decyzji przyznania dofinansowania Student jest informowany indywidualnie.

26. Studenci, którzy rezygnują z wyjazdu, powinni niezwłocznie pisemnie poinformować o swojej decyzji właściwego koordynatora jednostki organizacyjnej oraz DWM podając przyczynę rezygnacji. Studenci, którzy nie dopełnią powyższego obowiązku, a jednocześnie w terminie do 9 września 2024 r. (w przypadku wyjazdów na semestr zimowy) i 10 stycznia 2025 r. (w przypadku wyjazdów na semestr letni), nie prześlą do DWM informacji koniecznych do przygotowania umowy na wyjazd, zostaną drogą mailową poinformowani przez pracownika DWM o planowanym skreśleniu z listy osób zakwalifikowanych na wyjazd. W przypadku braku w ciągu dwóch tygodni kontaktu z DWM, przyjmuje się, że student zrezygnował z wyjazdu.

27. Studenci, którzy chcą przedłużyć pobyt w uczelni partnerskiej, powinni w terminie do 13 grudnia 2024 r. przesłać do DWM dokumenty potwierdzające, że zarówno uczelnia partnerska, jak i władze jednostki organizacyjnej, wyrażają zgodę na przedłużenie pobytu. Wzór podania o przedłużenie pobytu jest dostępny w zakładce Erasmus+ na stronie internetowej Uniwersytetu w Białymstoku.

28. Przedłużenie pobytu będzie mogło zostać sfinansowane pod warunkiem posiadania przez Uniwersytet w Białymstoku wolnych środków. O przyznaniu dofinansowania decyduje kolejność dostarczenia kompletnej dokumentacji do DWM. Przy przedłużaniu pobytu stawka miesięcznego stypendium nie ulega zmianie. Osoby, które nie otrzymały stypendium w związku z przedłużeniem wyjazdu, uzyskają dofinansowanie pod warunkiem otrzymania przez uczelnię dodatkowych środków z Agencji Narodowej. Studenci mają również możliwość przedłużenia pobytu na kolejny semestr bez finansowania (z tzw. grantem zerowym).

29. Student otrzymujący wyższe stypendium, w związku z trudną sytuacją materialną, po uzyskaniu zgody na przedłużenie pobytu, może otrzymać finansowanie na okres przedłużenia.

30. Student otrzymujący wyższe stypendium na pokrycie dodatkowych kosztów związanych z niepełnosprawnością po uzyskaniu zgody na przedłużenie pobytu i ponownym złożeniu wniosku o dodatkowe środki, może otrzymać finansowanie na okres przedłużenia (w tym środki na koszty związane z niepełnosprawnością).

31. Zakwalifikowani kandydaci podpisują przed wyjazdem umowę finansową na realizację mobilności (zawartą pomiędzy studentem a Uniwersytetem w Białymstoku, reprezentowanym przez prorektora ds. nauki i współpracy międzynarodowej).

32. Uniwersytet w Białymstoku zobowiązuje się do:
33. a) uznania studentom przedmiotów zrealizowanych za granicą na zasadach obowiązujących
    w uczelni tj. Regulaminie studiów Uniwersytetu w Białymstoku, wewnętrznych aktach obowiązujących w jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu w Białymstoku, zasadach programu Erasmus+,
34. b) wpisania w suplemencie do dyplomu zrealizowanych na uczelni partnerskiej przedmiotów dodatkowych, które nie są objęte programem studiów na Uniwersytecie w Białymstoku,
35. c) przedłużenia sesji poprawkowej (na zasadach określonych w Regulaminie studiów Uniwersytetu w Białymstoku) powracającym z wymiany studentom w sytuacji, gdy semestr w uczelni partnerskiej kończy się później niż w Uniwersytecie w Białymstoku.

[1] Zgodnie ze szczegółowym harmonogramem czynności w postepowaniach dotyczących przyznawania świadczeń w Uniwersytecie w Białymstoku, procedury mogą potrwać nawet do 30.11 danego roku akademickiego, przy czym stypendium jest przyznawane z wyrównaniem od października danego roku akademickiego.  

Pobierz w PDF, Pobierz w DOC