Zasady kwalifikazji studentów na wyjazdy na praktyki SMT

Program Erasmus+ KA 131

w Uniwersytecie w Białymstoku

Zasady kwalifikacji

Wyjazdy studentów, doktorantów i absolwentów

 na praktyki długoterminowe

SMT (Student Mobility for Traineeship)

w ramach projektu z 2025 r. o numerze 2025-1-PL01-KA131-HED-000316144

w latach 2025 – 2027

1. Użyte w niniejszych zasadach określenia oznaczają:

a) student – student Uniwersytetu w Białymstoku studiów (stacjonarnych lub niestacjonarnych) pierwszego i drugiego stopnia, jednolitych studiów magisterskich oraz doktorant szkoły doktorskiej;

b) absolwent – osoba, która obroniła pracę dyplomową i ukończyła studia w Uniwersytecie w Białymstoku, złożyła rozprawę doktorską;

c) jednostka organizacyjna – wydział, filia, Szkoła Doktorska;

d) kierownik jednostki organizacyjnej – dziekan wydziału, dziekan filii, dyrektor Szkoły Doktorskiej.

2. Rekrutacja kandydatów na praktykę za granicą i realizacja mobilności odbywa się zgodnie z Regulaminem studiów Uniwersytetu w Białymstoku, Regulaminem Szkoły Doktorskiej UwB oraz wymogami programu Erasmus+.
3. Warunkiem wzięcia udziału w rekrutacji na wyjazd na praktyki w ramach programu Erasmus+ jest posiadanie statusu studenta Uniwersytetu w Białymstoku. Wyjazd może być zrealizowany najwcześniej po ukończeniu pierwszego roku studiów pierwszego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich. Mobilność musi zakończyć się przed ostatnim semestrem studiów realizowanych w Uniwersytecie w Białymstoku.
4. W celu zrealizowania praktyki za granicą w ramach programu Erasmus+ studenci/absolwenci mogą wyjechać do wybranej przez siebie zagranicznej (tj. mieszczącej się w innym kraju uczestniczącym w programie Erasmus+: 26 krajów UE wyłączając Polskę, 3 kraje EOG, Turcja, Macedonia, Serbia) instytucji przyjmującej: każda organizacja publiczna lub prywatna prowadząca działalność na rynku pracy lub w dziedzinie kształcenia, szkolenia, młodzieży i badań naukowych i innowacji (np. publiczne lub prywatne małe, średnie lub duże przedsiębiorstwo - w tym przedsiębiorstwa społeczne; organ publiczny na szczeblu lokalnym, regionalnym lub krajowym; ambasada lub urząd konsularny wysyłającego państwa członkowskiego UE lub państwa trzeciego stowarzyszonego z Programem; partner społeczny lub inny przedstawiciel świata pracy, w tym izby handlowe, rzemieślnicze/zawodowe i związki zawodowe; instytut badawczy; fundacja; szkoła/instytut/ośrodek edukacji na dowolnym poziomie, począwszy od kształcenia na poziomie przedszkolnym, a skończywszy na kształceniu na poziomie średnim II stopnia, w tym również kształceniu zawodowym i edukacji dorosłych); organizacja niekomercyjna non-profit, stowarzyszenie, organizacja pozarządowa; instytucja prowadząca poradnictwo zawodowe, doradztwo zawodowe i usługi informacyjne; instytucja szkolnictwa wyższego z państwa członkowskiego UE lub państwa trzeciego stowarzyszonego z Programem posiadająca ECHE lub instytucja szkolnictwa wyższego z państwa trzeciego niestowarzyszonego z Programem uznana przez właściwe organy, która podpisała porozumienia międzyinstytucjonalne z partnerami z państwa członkowskiego UE lub państwa trzeciego stowarzyszonego z Programem przed rozpoczęciem mobilności.
5. Praktyka nie może być realizowana w instytucjach Unii Europejskiej oraz instytucjach zarządzających programami Unii Europejskiej, a także finansowanych ze środków Unii Europejskiej. Ponadto, praktyka nie może być realizowana na terytorium RP lub kraju zamieszkania studenta/absolwenta.

6. Na etapie ubiegania się o wyjazd oraz przed samym wyjazdem do kraju instytucji przyjmującej, student/absolwent zobowiązany jest do zapoznania się z aktualnymi informacjami dotyczącymi przestrzegania przepisów i zaleceń władz w Polsce i w kraju wyjazdu. Kwestie wizowe oraz legalizacji pobytu w kraju odbywania mobilności leżą w gestii studenta/absolwenta. Studenci/absolwenci posiadający obywatelstwo inne niż państwa członkowskiego UE lub EOG są zobligowani do sprawdzenia zasad odnoszących się do wjazdu na terytorium kraju przyjmującego stypendystów programu Erasmus+.
7. W przypadku wyjazdów absolwentów na praktyki, osoba ubiegająca się o wyjazd:

- musi złożyć określone w pkt. 15 dokumenty przed obroną pracy dyplomowej/złożeniem rozprawy doktorskiej, z uwzględnieniem pkt. 16.

• musi zrealizować wyjazd na praktyki w terminie do 12 miesięcy od dnia obrony pracy dyplomowej/złożenia rozprawy doktorskiej, jednakże nie później niż do 31.07.2027 r.

8. Studenci w trakcie pobierania stypendium na wyjazd nie mogą przebywać na urlopie, o którym mowa w §34 Regulaminu studiów Uniwersytetu w Białymstoku oraz nie mogą być objęci zawieszeniem kształcenia, o którym mowa w §25 Regulaminu Szkoły Doktorskiej Uniwersytetu w Białymstoku.
9. W przypadku wyjazdu na praktykę mającą odbyć się w trakcie trwania semestru studiów, zgodę na odbycie praktyki wydaje właściwy kierownik jednostki organizacyjnej Uniwersytetu w Białymstoku lub upoważniona przez niego osoba. Studenci, przed podpisaniem umowy z uczelnią, są zobligowani do przedłożenia powyższej zgody w Dziale Współpracy Międzynarodowej (DWM).
10. W przypadku realizacji praktyk na poczet praktyki będącej obowiązkową częścią programu studiów, Learning Agreement jest konsultowany przez studenta z koordynatorem praktyk będących obowiązkową częścią programu studiów. W gestii studenta leży zadośćuczynienie zasadom realizacji i zaliczenia realizacji praktyk będących obowiązkową częścią programu studiów w obrębie jednostki UwB.
11. Okres realizacji wyjazdu w ramach mobilności na praktyki wlicza się do całkowitego kapitału mobilności w ramach programu Erasmus+. Kapitał mobilności obejmuje studia, krótko– i długoterminowe praktyki oraz BIP, realizowane na UwB i innych uczelniach w ramach programu Erasmus+. Kapitał mobilności nie może przekroczyć:

• 12 miesięcy na studiach pierwszego i drugiego stopnia oraz w trakcie kształcenia w Szkole Doktorskiej,
• 24 miesięcy na studiach jednolitych magisterskich.

12. Minimalny okres praktyk wynosi 2 miesiące, maksymalny 12 miesięcy. Mobilność nie może zacząć się ani zakończyć w dzień wolny od pracy ani w dni świąteczne wolne od pracy w kraju instytucji przyjmującej.
13. Możliwe jest realizowanie wyjazdów łączonych (studia + praktyka) w ramach mobilności SMS w wymiarze maksymalnie 10 miesięcy na studia (rok akademicki) i 2 miesięcy na praktykę. W tym wypadku praktyka powinna być uwarunkowana programem studiów i uwzględniona w „Porozumieniu o programie zajęć” (Learning Agreement).
14. W celu wzięcia udziału w rekrutacji na wyjazd na praktyki należy złożyć wniosek zgłoszeniowy. Wniosek należy złożyć w sposób i w terminie określonym w pkt. 15 i 16.
15. Wniosek obejmuje:

- Learning Agreement for Traineeships Before Mobility, podpisany przez koordynatora właściwej jednostki organizacyjnej, instytucję przyjmującą oraz studenta,

- formularz zgłoszeniowy studenta na wyjazd na praktykę podpisany przez studenta oraz koordynatora właściwej jednostki organizacyjnej, a w przypadku studentów ze szczególnymi potrzebami, a także pobierających stypendium socjalne, również przez wskazane w formularzu podmioty.

Oba dokumenty dostępne są na stronie internetowej Uniwersytetu w Białymstoku. Dokumenty należy złożyć w DWM UwB osobiście, przesłać pocztą na adres korespondencyjny DWM UwB, lub przesłać na adres mailowy: j.przyborowska@uwb.edu.pl.

Do celów rekrutacyjnych dopuszczalne jest przedłożenie skanów ww. dokumentów.

16. Osoby zainteresowane wyjazdem na praktyki składają do DWM wniosek w terminie rekrutacji, tj. od 02.03.2026 r. do 31.03.2026 r.
17. Pobyt studenta/absolwenta w celu zrealizowania praktyki musi być rozpoczęty nie wcześniej niż 27.04.2026 r. i zakończony nie później niż 31.07.2027 r. (wliczając ewentualny okres przedłużenia mobilności), przy poszanowaniu zasad uwzględnionych w pkt. 7 i pkt. 11.
18. Rekrutację studentów na praktyki prowadzi Dział Współpracy Międzynarodowej UwB. Ocenę złożonych wniosków przeprowadzi Komisja Rekrutacyjna, składająca się z Koordynatora Uczelnianego Programu Erasmus+ i dwóch pracowników DWM UwB. Przy ocenie wniosków pod uwagę brany będzie proponowany program praktyki, który powinien być zgodny z kierunkiem studiów (praktyki powinny gwarantować nabycie kompetencji związanych z kierunkiem kształcenia studenta). Kryteria wyboru kandydatów to wysoka motywacja do odbycia praktyki w instytucji przyjmującej, profil instytucji przyjmującej i rodzaj uzgodnionego zakresu pracy, a także dobra znajomość języka obcego. Kwalifikacja na wyjazdy zostanie dokonana na podstawie następujących przesłanek:

a) pierwszeństwo będą miały osoby, które nie wyjeżdżały dotychczas w ramach programu Erasmus;

b) w następnej kolejności kwalifikują się wyjazdy zgłaszane przez studentów będących członkami stowarzyszenia Erasmus Student Network (ESN) lub sprawujących indywidualną opiekę nad zagranicznymi studentami przyjeżdżającymi do Uniwersytetu w Białymstoku.

 W przypadku spełnienia kryteriów w jednakowym stopniu, decydująca będzie kolejność zgłoszeń. Po zakończonej rekrutacji, DWM poinformuje drogą mailową kandydatów o jej wynikach.

19. Odwołania od decyzji komisji kwalifikacyjnej, rozpatrującej zgłoszenia do udziału w praktykach należy kierować do prorektora ds. nauki i współpracy międzynarodowej w terminie do 7 dni kalendarzowych od dnia ogłoszenia decyzji komisji o wynikach rekrutacji.
20. W zakresie wyłączenia członka komisji kwalifikacyjnej stosuje się przepisy Kodeksu Postępowania Administracyjnego.
21. Jeśli liczba zgłoszeń przekroczy liczbę dostępnych miejsc, zostanie stworzona lista rezerwowa. Wyjazdy osób, które znalazły się na liście rezerwowej będą mogły zostać zrealizowane w przypadku uzyskania przez Uniwersytet w Białymstoku dodatkowych środków z Narodowej Agencji lub zwolnienia środków, w wyniku rezygnacji studentów z wyjazdów. W przypadku złożenia przez studenta więcej niż jednego wniosku na dany rok akademicki, komisja może przesunąć niektóre z tych wniosków na listę rezerwową.
22. W przypadku niewykorzystania przyznanych Uniwersytetowi w Białymstoku środków na wyjazdy typu SMT w pierwszej rekrutacji (tj. w okresie od 02.03.2026 r. do 31.03.2026 r.), rekrutacja przechodzi w rekrutację uzupełniającą, mającą charakter ciągły, prowadzoną do wykorzystania środków przeznaczonych na wyjazdy na praktyki. O kwalifikacji na wyjazd decyduje kolejność zgłoszeń przy zachowaniu kryteriów z pkt. 18. Student zainteresowany realizacją praktyk, w ramach rekrutacji ciągłej zobowiązany jest do dostarczenia zgłoszenia rekrutacyjnego nie później niż 30 dni przed planowaną datą rozpoczęcia mobilności.
23. Przedłużenie praktyki za granicą jest możliwe, za zgodą odpowiednich organów[1] Uniwersytetu w Białymstoku i instytucji przyjmującej. Podanie o przedłużenie praktyk musi wpłynąć do DWM nie później niż na 30 dni przed pierwotnie planowanym terminem zakończenia praktyki. Jeżeli podanie o przedłużenie praktyki wpłynie do DWM później niż na 30 dni przed pierwotnie planowanym terminem zakończenia praktyki, student/absolwent może nie otrzymać zgody na przedłużenie praktyki ze względów proceduralnych. Przedłużenie praktyk nie może skutkować okresem pobytu dłuższym niż maksymalny okres 12 miesięcy określony w pkt. 11.
24. Skrócenie praktyki za granicą jest możliwe, za zgodą odpowiednich organów[2] Uniwersytetu w Białymstoku i instytucji przyjmującej. Podanie o skrócenie praktyki musi wpłynąć do DWM nie później niż na 7 dni przed planowanym zakończeniem praktyki - w przypadku skrócenia do 5 dni włącznie, a w przypadku skrócenia o więcej niż 5 dni - nie później niż na 14 dni przed planowanym zakończeniem praktyki. Jeżeli podanie o skrócenie praktyki wpłynie do DWM później niż w wyżej określonych terminach, student/absolwent może nie otrzymać zgody na skrócenie praktyki ze względów proceduralnych. Skrócenie praktyki nie może skutkować okresem pobytu krótszym niż minimalny okres 2 miesięcy określony w pkt. 12. W przypadku skrócenia praktyki poniżej 2 miesięcy, uczestnik jest zobowiązany do zwrotu całości otrzymanego stypendium.
25. Przed rozpoczęciem mobilności, zakwalifikowany student/absolwent jest zobowiązany dostarczyć wszystkie wymagane dokumenty i dane do DWM w celu podpisania umowy finansowej na realizację mobilności na praktyki (zawartą pomiędzy studentem/absolwentem a Uniwersytetem w Białymstoku, reprezentowanym przez prorektora ds. nauki i współpracy międzynarodowej). Umowę należy podpisać nie wcześniej niż 30 dni i nie później niż 14 dni przed datą rozpoczęcia praktyki. W uzasadnionych indywidualnych przypadkach DWM może odstąpić od zachowania 14-dniowego terminu.
26. Podpisanie umowy możliwe jest po dostarczeniu do DWM: danych o koncie w EUR należącym do studenta/absolwenta , umożliwiających wykonanie przelewu stypendium; certyfikatu ubezpieczeń NNW i OC honorowanych w kraju odbywania mobilności, obejmujących cały okres realizacji działań związanych z odbyciem mobilności, kopii ważnej w okresie realizacji mobilności karty EKUZ. W przypadku realizacji mobilności w ciągu trwania zajęć dydaktycznych w roku akademickim, student jest zobowiązany przedłożyć zgodę władz wydziału na odbycie praktyki w trakcie trwania semestru.
27. Student/absolwent, który rezygnuje z wyjazdu, powinien niezwłocznie pisemnie poinformować o swojej decyzji właściwego koordynatora jednostki organizacyjnej oraz DWM, podając przyczynę rezygnacji. Za dochowanie pisemnej formy przekazania ww. informacji uznaje się powiadomienie o zaistniałej sytuacji drogą mailową.
28. Uniwersytet w Białymstoku zobowiązuje się do:

a) uznania studentowi praktyk zrealizowanych za granicą na zasadach obowiązujących w uczelni, tj. Regulaminie studiów Uniwersytetu w Białymstoku, wewnętrznych aktach obowiązujących w jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu w Białymstoku, zasadach programu Erasmus+,

b) wpisania w suplemencie do dyplomu zrealizowanej w jednostce zagranicznej praktyki, która nie jest objęta programem studiów na Uniwersytecie w Białymstoku.

[1] W przypadku przedłużenia praktyki realizowanej w okresie wakacyjnym oraz w przypadku praktyk absolwenckich organem decyzyjnym jest Koordynator Uczelniany programu Erasmus+. W przypadku przedłużenia praktyki realizowanej w trakcie trwania roku akademickiego, organami decyzyjnymi są właściwy kierownik jednostki organizacyjnej Uniwersytetu w Białymstoku oraz Koordynator Uczelniany.

[2] W przypadku skrócenia praktyki realizowanej w okresie wakacyjnym oraz w przypadku praktyk absolwenckich organem decyzyjnym jest Koordynator Uczelniany programu Erasmus+. W przypadku skrócenia praktyki realizowanej w trakcie trwania roku akademickiego, organami decyzyjnymi są właściwy kierownik jednostki organizacyjnej Uniwersytetu w Białymstoku oraz Koordynator Uczelniany.