Zasady finansowania wyjazdów na praktyki SMT

Zasady finansowe

Program Erasmus+ KA 131 w Uniwersytecie w Białymstoku

 Wyjazdy studentów i absolwentów na praktyki – SMT (Student Mobility for Traineeship)

w ramach projektu z 2023 r. o numerze 2023-1-PL01-KA131-HED-000126099

w latach 2023-2025

1. Przyznana przez Narodową Agencję Programu Erasmus+ (NA) kwota grantu na wyjazdy studentów i absolwentów na praktyki w latach 2023-2025 wynosi 82 620 Liczba wyjazdów stanowiąca podstawę alokacji dla SMT wynosi 34.
2. Wyżej wskazane liczby mają charakter szacunkowy. Możliwe są zmiany i przesunięcia kwot pomiędzy kategoriami.
3. Podział środków odbywa się zgodnie z zasadami określonymi w „Przewodniku po programie Erasmus+” oraz w umowie finansowej zawartej pomiędzy Uniwersytetem w Białymstoku a Narodową Agencją Programu Erasmus+ w Warszawie.
4. Zgodnie z wyżej wymienionymi dokumentami, wysokość stypendium zostaje ustalona w następujących kwotach miesięcznych, w zależności od kraju wyjazdu:

Grupa 1:      Dania, Finlandia, Irlandia, Islandia, Lichtenstein, Luksemburg, Norwegia, Szwecja, oraz kraje regionu 14[1] - 820 EUR

Grupa  2:    Austria, Belgia, Cypr, Francja, Grecja, Hiszpania, Malta, Niderlandy, Niemcy, Portugalia, Włochy oraz kraje regionu 13[2] - 820 EUR

Grupa 3:     Bułgaria, Chorwacja, Czechy, Estonia, Litwa, Łotwa, Republika Macedonii Północnej, Rumunia, Serbia, Słowacja, Słowenia, Turcja, Węgry - 750 EUR

5. Czas trwania mobilności uczestnika, stanowiący postawę rozliczenia stypendium, będzie liczony z dokładnością co do 1 dnia. Na potrzeby rozliczeń przyjmuje się, zgodnie z wytycznymi Komisji Europejskiej, że każdy miesiąc ma 30 dni. Na każdy dzień pobytu wykraczający ponad pełny miesiąc przysługuje stawka dzienna w wysokości 1/30 stawki miesięcznej. Przykładowy sposób liczenia pobytu:

Przykład: Pobyt na praktyce w Bułgarii od 01.08 do 02.11.2023 to: sierpień (31 dni –liczymy jako 30 dni) + wrzesień (30 dni) + październik (31 dni – liczymy jako 30 dni) + listopad (2 dni) = 92 dni, tj. 3 miesiące i 2 dni. Miesięczna stawka na praktyki do Bułgarii to 750€. Maksymalna kwota stypendium to około: 3 x 750€ + (750€/30)x2=2250€ + 50€ = 2300€.

6. Wypłacona każdemu uczestnikowi końcowa kwota stypendium będzie określona na podstawie zaświadczenia, wystawionego przez instytucję przyjmującą, które zawiera datę rozpoczęcia i zakończenia pobytu na stypendium (Learning Agreement After Mobility). Za pierwszy dzień pobytu uznaje się dzień rozpoczęcia praktyki, czyli pierwszy dzień pracy, bądź dzień spotkania organizacyjnego, na którym wymagana jest obecność uczestnika. Ostatnim dniem pobytu jest ostatni dzień praktyk. Podstawę rozliczenia stypendium stanowi faktyczny okres odbywania praktyki, a nie czas pobytu w kraju partnerskim czy bilety potwierdzające odbytą podróż. Praktyka nie może rozpoczynać się ani kończyć w weekend lub dzień świąteczny/wolny od pracy.
7. Skrócenie dat realizacji praktyki o okres nie dłuższy niż 5 dni, nie wymaga wprowadzania zmian w umowie indywidualnej z uczestnikiem praktyk. Skrócenie praktyki o okres dłuższy niż 5 dni wymaga dokonania zmian w umowie, poprzez podpisanie aneksu i dostosowanie kwoty stypendium. Każde przedłużenie okresu trwania praktyki, niezależnie od liczby dni o jakie praktyka zostaje przedłużona, wymaga podpisania aneksu do umowy. O skróceniu lub przedłużeniu praktyki uczestnik ma obowiązek powiadomić Dział Współpracy Międzynarodowej (DWM) w okresie trwania umowy.
8. Stypendium Erasmus+ zostanie wypłacone w EUR na rachunek bankowy w EUR podany przez uczestnika mobilności, w dwóch ratach:

• pierwsza rata wynosi 80% przyznanego stypendium i zostanie wypłacona uczestnikowi po podpisaniu umowy, przed rozpoczęciem pobytu; w przypadku, gdy UwB w momencie wyjazdu uczestnika nie posiada jeszcze funduszy przekazanych z NA, I rata stypendium może być niższa; kwota zostanie wypłacona nie później niż (w zależności od tego, co nastąpi wcześniej): w ciągu 30 dni od daty podpisania umowy pomiędzy uczestnikiem a uczelnią lub w dniu rozpoczęcia okresu mobilności;
• druga rata zostanie wypłacona uczestnikowi po zakończeniu pobytu i dostarczeniu wszystkich dokumentów potrzebnych do rozliczenia mobilności oraz wypełnieniu raportu on-line.

9. Uczestnik praktyki ma obowiązek rozliczenia się z wyjazdu w Dziale Współpracy Międzynarodowej w ciągu 30 dni od daty zakończenia mobilności. Niedopełnienie obowiązku rozliczenia się z praktyki może skutkować wydaniem przez prorektora ds. nauki i współpracy międzynarodowej decyzji o obowiązku zwrotu przyznanego stypendium.
10. Celem rozliczenia praktyk, student składa w DWM następujące dokumenty: podpisane przez instytucję przyjmującą Learning Agreement After Mobility, karty pokładowe/bilety potwierdzające odbycie podróży, oświadczenie potwierdzające odbycie podróży w przypadku odbycia jej samochodem, oświadczenie green travel (gdzy ma zastosowanie), sprawozdanie z odbytych praktyk. Ponadto uczestnik mobilności, celem dokonania rozliczenia, ma obowiązek złożyć ankietę EU Survey, przesłaną uczestnikowi po zakończeniu mobilności, za pośrednictwem Beneficiary Module, na wskazany przez uczestnika w formularzu zgłoszeniowym adres mailowy.
11. Rezygnacja z wyjazdu na praktykę po podpisaniu umowy i otrzymaniu I raty stypendium musi być niezwłocznie zgłoszona do Działu Współpracy Międzynarodowej i wiąże się z obowiązkiem zwrotu przez uczestnika otrzymanego stypendium.
12. Ewentualne środki, zwalniane w wyniku rezygnacji uczestników z wyjazdów lub powstałe w wyniku uzyskania dodatkowych środków z Narodowej Agencji Programu Erasmus+, zostaną wykorzystane kolejno na sfinansowanie:
13. wyjazdu uczestników znajdujących się na liście rezerwowej,
14. wyjazdu uczestników przebywających na praktykach z grantem zerowym,
15. wyjazdu uczestników zakwalifikowanych w wyniku dodatkowej rekrutacji,
16. przedłużenia pobytu uczestników odbywających praktyki,
17. wyjazdów na studia, w przypadku braku środków na wyjazdy typu SMS i braku zgłoszeń na wyjazdy typu SMT.
18. Stypendium z budżetu programu Erasmus+, przyznane na okres finansowania, przeznaczone jest na pokrycie częściowych kosztów związanych z wyjazdem i pobytem w instytucji przyjmującej. Stypendium nie zakłada pokrycia pełnych kosztów związanych z utrzymaniem za granicą.  
19. Uczestnik jest zobowiązany do posiadania dokumentu uprawniającego do korzystania z opieki zdrowotnej na terytorium Unii Europejskiej i państw uczestniczących w programie Erasmus+, a także ubezpieczenia obejmującego koszty leczenia (w tym leczenia w przypadku zachorowania na COVID-19), następstw nieszczęśliwych wypadków oraz od odpowiedzialności cywilnej, na czas podróży i pobytu w instytucji zagranicznej (Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego nie daje pełnego prawa do bezpłatnej opieki zdrowotnej). Koszty ubezpieczenia uczestnik finansuje ze środków własnych lub może starać się o dofinansowanie z wydziału/instytutu.
20. Stypendium przysługuje uczestnikowi wyłącznie na czas rzeczywistego pobytu za granicą.
21. Uczestnicy, którzy wybiorą podróż z wykorzystaniem ekologicznych środków transportu (pociąg, autobus, samochód[3]) są uprawnieni do uzyskania jednorazowego ryczałtu w wysokości 50 EUR z tytułu spełnienia wymogów związanych z tzw. „green travel”. W celu uzyskania ryczałtu uczestnik składa pisemną deklarację odbycia podróży z wykorzystaniem niskoemisyjnych środków transportu przed podpisaniem umowy (w uzasadnionych przypadkach możliwe jest złożenie deklaracji w trakcie pobytu). Następnie, najpóźniej na etapie rozliczenia mobilności, uczestnik musi przedstawić pisemne oświadczenie odbycia podróży niskoemisyjnymi środkami transportu oraz załączyć bilety (w przypadku podróży pociągiem, autobusem) w celu rozliczenia przyznanego ryczałtu.
22. Przedłużenie pobytu będzie mogło zostać sfinansowane pod warunkiem posiadania przez Uniwersytet w Białymstoku wolnych środków. O przyznaniu dofinansowania decyduje kolejność dostarczenia kompletnej dokumentacji do DWM. Wnioski będą rozpatrywane indywidualnie. Przy przedłużaniu pobytu stawka miesięcznego stypendium nie ulega zmianie.
23. W ramach mobilności SMT możliwe jest finansowanie wyjazdów do krajów z regionu 14, tj. Wyspy Owcze, Szwajcaria, Wielka Brytania, w wysokości do 10% całościowego grantu mobilnościowego, na zasadach określonych w umowie pomiędzy Uczelnią i NA. Wyjazdy do krajów z regionu 14 powinny zostać zdywersyfikowane co do destynacji.
24. Studenci i absolwenci (absolwenci na podstawie decyzji wydanych na ostatnim roku studiów), którzy spełnią kryteria ujęte w definicji „osób z mniejszymi szansami” będą otrzymywać dodatkowo kwotę 250 EUR na każdy miesiąc pobytu. Definicja „osób z mniejszymi szansami” obejmuje osoby z niepełnosprawnościami oraz osoby ze środowisk uboższych.
25. Przyznanie dodatku dla „osób z mniejszymi szansami” obejmuje:

21. Do uzyskania dodatku dla „osób z mniejszymi szansami” kwalifikowane są ponadto osoby, które w momencie złożenia wniosku o wyjazd są uznane, w świetle uchwały nr 2624 Senatu Uniwersytetu w Białymstoku z dnia 18 grudnia 2019 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad wprowadzania i zastosowania rozwiązań alternatywnych dla studiujących osób niepełnosprawnych, za osoby z niepełnosprawnościami. Informacja ta musi zostać potwierdzona w formularzu zgłoszeniowym uczestnika przez Pełnomocnika Rektora ds. osób z niepełnosprawnościami. Każdy przypadek jest rozpatrywany indywidualnie przez uczelnię w porozumieniu z Pełnomocnikiem Rektora ds. osób z niepełnosprawnościami. O decyzji przyznania dofinansowania  uczestnik jest informowany indywidualnie.
22. Otrzymywanie dodatku socjalnego jest gwarantowane od początku trwania wyjazdu stypendialnego do końca okresu finansowania, ustalonego w umowie na wyjazd stypendialny pomiędzy uczelnią i uczestnikiem mobilności.
23. Jeżeli uczestnik uprawniony do dodatku socjalnego otrzyma zgodę na przedłużenie pobytu i zostanie mu przyznane dofinansowanie na okres przedłużenia, dodatek socjalny również zostanie wypłacony.
24. Jeżeli uczestnik posiadający prawo do stypendium socjalnego decyduje się na wyjazd z dofinansowaniem zerowym, nie przysługuje mu wypłata dodatku socjalnego.
25. Uczestnik z orzeczonym stopniem niepełnosprawności jest dodatkowo uprawniony do otrzymania dofinansowania w formie kosztów rzeczywistych. Wysokość dodatkowej kwoty będzie określana na podstawie specjalnego wniosku, złożonego przez uczestnika mobilności do NA za pośrednictwem uczelnianego koordynatora Programu Erasmus+. Wniosek (wraz z załącznikami) powinien być zaopiniowany przez Pełnomocnika rektora ds. osób z niepełnosprawnościami. Wzór wniosku, składanego do NA jest publikowany na stronie internetowej UwB. Zgodnie z wymogami NA, wniosek taki powinien być wysłany bezzwłocznie po zakwalifikowaniu na wyjazd – nie później niż 5 tygodni przed wyjazdem uczestnika mobilności na stypendium.
26. W specjalnym wniosku o dofinansowanie dodatkowych kosztów bezpośrednio związanych z niepełnosprawnością uczestnik mobilności musi w szczegółowy sposób określić potrzeby wynikające z niepełnosprawności, inne niż standardowe koszty związane z podróżą i utrzymanym podczas pobytu za granicą. Każdy dodatkowy koszt będzie wymagał szczegółowego uzasadnienia, określenia wysokości przewidywanych wydatków i podania źródła, na podstawie którego przewidywana kwota wydatków została skalkulowana.
27. Kwota przyznana na wydatki bezpośrednio związane z niepełnosprawnością (kwota dodatkowa do stawek ryczałtowych obliczonych zgodnie z okresem pobytu stypendialnego), o której mowa w pkt. 24 niniejszych zasad będzie rozliczana jako koszty rzeczywiste, czyli wymagające udokumentowania w postaci dowodów finansowych. Koszty powinny być dostosowane do realnych potrzeb związanych z typem niepełnosprawności i realnie oszacowane.
28. Przyznanie dodatkowych środków na pokrycie kosztów bezpośrednio związanych z niepełnosprawnością, bez których realizacja wyjazdu nie byłaby możliwa oraz które nie są zapewnione przez uczelnię/instytucję przyjmującą lub nie są finansowane z innych źródeł, będzie miało miejsce w następujących sytuacjach:

1. niepełnosprawność wymaga specjalnego transportu dla uczestnika mobilności do miejsca docelowego (koszty specjalnego transportu);
2. niepełnosprawność wymaga wsparcia uczestnika mobilności przez osobę towarzyszącą przez część lub cały okres pobytu za granicą (koszty podróży osoby towarzyszącej oraz koszty wiązane z pobytem osoby towarzyszącej - zakwaterowanie, wyżywienie, transport lokalny, itp.). Pobyt osoby towarzyszącej wyklucza możliwość pokrycia kosztów pracy opiekuna miejscowego w tym samym czasie;
3. niepełnosprawność wymaga wsparcia uczestnika mobilności przez profesjonalnego opiekuna miejscowego (koszty wynagrodzenia). Praca profesjonalnego opiekuna miejscowego wyklucza możliwość pokrycia kosztów osoby towarzyszącej w tym samym czasie;
4. niepełnosprawność wymaga korzystania ze specjalnych materiałów dydaktycznych przez uczestnika mobilności w kształceniu w instytucji przyjmującej (koszty specjalnych materiałów dydaktycznych);
5. niepełnosprawność wymaga specjalnej opieki medycznej dla uczestnika mobilności na miejscu (koszty opieki lekarskiej, rehabilitacji, leków, bez których pobyt za granicą nie byłby możliwy). Przyznanie dofinansowania w tej kategorii wymaga przedłożenia zaświadczenia lekarskiego, z którego wynika konieczny zakres specjalnej opieki medycznej;
6. niepełnosprawność wymaga specjalnego ubezpieczenia dla uczestnika mobilności (koszty specjalnego ubezpieczenia);
7. niepełnosprawność wymaga poniesienia innych kosztów przez uczestnika mobilności, bez których wyjazd stypendialny nie mógłby się odbyć (ta kategoria wymaga udokumentowania w postaci zalecenia organu orzekającego o niepełnosprawności lub lekarza). W przypadku uczestnika mobilności, który w orzeczeniu o stopniu niepełnosprawności ma przyznane prawo do zamieszkania w oddzielnym pokoju, NA może dofinansować maksymalnie 50% kosztów wynajmu mieszkania lub pokoju. W innym przypadku dodatkowe środki na dofinansowanie wynajmu mieszkania lub pokoju nie będą przyznawane.

29. Bezzwłocznie po podjęciu decyzji przez NA uczestnik mobilności ubiegający się o dofinansowanie z tytułu niepełnosprawności zostanie poinformowany o kwocie dodatkowego wsparcia (dodatkowego w stosunku do ryczałtu wynikającego z planowanego czasu trwania pobytu za granicą).
30. Uczestnik mobilności, oprócz standardowego rozliczenia wyjazdu, jest zobowiązany do rozliczenia dodatkowego dofinansowania bezzwłocznie po zakończeniu pobytu za granicą. W tym celu należy wypełnić kartę rozliczenia osób z niepełnosprawnościami dostępną na stronie internetowej programu Erasmus+: https://erasmusplus.org.pl/. Rozliczenie będzie rozliczeniem kosztów rzeczywistych, co oznacza konieczność ich udokumentowania dowodami finansowymi, w których wyszczególniono co najmniej nazwę i adres organu wystawiającego dokument, kwotę i walutę oraz datę wystawienia dokumentu. Poniższa tabela zawiera wykaz rodzajów dokumentów (dowodów finansowych), jakie będą niezbędne do uznania kosztu za kwalifikowany:

Dane potrzebne do uzyskania faktury na Uniwersytet w Białymstoku:

Uniwersytet w Białymstoku
ul. Świerkowa 20 B
15-328 Białystok
NIP 542 23 83 747

30. Do wszystkich dokumentów, potwierdzających poniesienie dodatkowych kosztów z tytułu niepełnosprawności należy dołączyć potwierdzenie zapłaty.
31. Jeżeli uczestnik mobilności otrzymujący dodatek na pokrycie dodatkowych kosztów bezpośrednio związanych z niepełnosprawnością otrzyma zgodę na przedłużenie pobytu
    i zostanie mu przyznane dofinansowanie mobilności na okres przedłużenia, musi ponownie złożyć wniosek o uzyskanie dodatkowej kwoty na pokrycie kosztów związanych z niepełnosprawnością zgodnie z wyżej opisaną procedurą.
32. We wszelkich kwestiach nieobjętych zasadami finansowymi zastosowanie mają instrukcje zawarte w Przewodniku po programie Erasmus+, wytyczne NA oraz decyzje Komisji Europejskiej.

[1] Wyspy Owcze, Szwajcaria, Wielka Brytania.

[2] Andora, Monako, San Marino, Państwo Watykańskie.

[3] Wspólne korzystanie z samochodu (tzw. carpooling), z wyłączeniem członków rodziny, znajomych nieudających się w celach odbycia mobilności w ramach programu Erasmus+.

Pobierz w PDF, Pobierz w DOC