Program Erasmus+ KA 131

w Uniwersytecie w Białymstoku

Zasady finansowe

Wyjazdy studentów, doktorantów i absolwentów na praktyki długoterminowe SMT (Student Mobility for Traineeship)

w ramach projektu z 2025 r. o numerze 2025-1-PL01-KA131-HED-000316144 w latach 2025 – 2027

1. Przyznana przez Narodową Agencję Programu Erasmus+ (NA) kwota grantu na wyjazdy studentów i absolwentów na praktyki w latach 2025-2027 wynosi 66 355 EUR. Liczba wyjazdów stanowiąca podstawę alokacji dla SMT wynosi 23.
2. Wyżej wskazane liczby mają charakter szacunkowy. Możliwe są zmiany i przesunięcia kwot pomiędzy kategoriami.
3. Podział środków odbywa się zgodnie z zasadami określonymi w „Przewodniku po programie Erasmus+" oraz w umowie finansowej zawartej pomiędzy Uniwersytetem w Białymstoku a Narodową Agencją Programu Erasmus+ w Warszawie.
4. Zgodnie z wyżej wymienionymi dokumentami, wysokość stypendium zostaje ustalona w następujących kwotach miesięcznych, w zależności od kraju wyjazdu:
   • Grupa 1: Austria, Belgia, Dania, Finlandia, Francja, Irlandia, Islandia, Liechtenstein, Luksemburg, Niderlandy, Niemcy, Norwegia, Szwecja, Włochy oraz kraje niestowarzyszone z programem regionu 13¹ i 14² - 820 EUR
   • Grupa 2: Cypr, Czechy, Estonia, Grecja, Hiszpania, Łotwa, Malta, Portugalia, Słowacja, Słowenia - 820 EUR
   • Grupa 3: Bułgaria, Chorwacja, Litwa, Macedonia Północna, Rumunia, Serbia, Turcja, Węgry - 750 EUR
5. Czas trwania mobilności uczestnika, stanowiący postawę rozliczenia stypendium, będzie liczony z dokładnością co do 1 dnia. Na potrzeby rozliczeń przyjmuje się, zgodnie z wytycznymi Komisji Europejskiej, że każdy miesiąc ma 30 dni. Na każdy dzień pobytu wykraczający ponad pełny miesiąc przysługuje stawka dzienna w wysokości 1/30 stawki miesięcznej. Przykładowy sposób liczenia pobytu: Pobyt na praktyce w Bułgarii od 01.06 do 04.09.2026 to: czerwiec (30 dni) + lipiec (31 dni -- liczymy jako 30 dni) + sierpień (31 dni -- liczymy jako 30 dni) + wrzesień (4 dni) = 94 dni, tj. 3 miesiące i 4 dni. Miesięczna stawka na praktyki do Bułgarii to 750€. Maksymalna kwota stypendium to około: 3 x 750€ + (750€/30) x 4 = 2250€ + 100€ = 2350€.

1. Wypłacona każdemu uczestnikowi końcowa kwota stypendium będzie określona na podstawie zaświadczenia, wystawionego przez instytucję przyjmującą, które zawiera datę rozpoczęcia i zakończenia pobytu na stypendium (Learning Agreement After Mobility). Za pierwszy dzień pobytu uznaje się dzień rozpoczęcia praktyki, czyli pierwszy dzień pracy bądź dzień spotkania organizacyjnego, na którym wymagana jest obecność uczestnika. Ostatnim dniem pobytu jest ostatni dzień praktyk. Podstawę rozliczenia stypendium stanowi faktyczny okres odbywania praktyki, a nie czas pobytu w kraju partnerskim czy bilety potwierdzające odbytą podróż. Praktyka nie może rozpoczynać się ani kończyć w weekend lub dzień świąteczny/wolny od pracy w kraju instytucji przyjmującej.
2. Skrócenie dat realizacji praktyki o okres nie dłuższy niż 5 dni, nie wymaga wprowadzania zmian w umowie indywidualnej z uczestnikiem praktyk. Skrócenie praktyki o okres dłuższy niż 5 dni wymaga dokonania zmian w umowie, poprzez podpisanie aneksu przed zakończeniem okresu trwania umowy finansowej, przy zachowaniu minimalnego okresu realizacji mobilności, określonego w pkt. 11 Zasad kwalifikacji i dostosowanie kwoty stypendium. Każde przedłużenie okresu trwania praktyki, niezależnie od liczby dni o jakie praktyka zostaje przedłużona, wymaga podpisania aneksu do umowy. O zamiarze skrócenia lub przedłużenia praktyki uczestnik ma obowiązek powiadomić Dział Współpracy Międzynarodowej (DWM) w okresie trwania umowy.
3. Stypendium Erasmus+ zostanie wypłacone w EUR na rachunek bankowy w EUR podany przez uczestnika mobilności, w dwóch ratach:
   • pierwsza rata wynosi 80% przyznanego stypendium i zostanie wypłacona uczestnikowi po podpisaniu umowy, przed rozpoczęciem pobytu; w przypadku, gdy UwB w momencie wyjazdu uczestnika nie posiada jeszcze funduszy przekazanych z NA, I rata stypendium może być niższa; kwota zostanie wypłacona w ciągu 30 dni od daty podpisania umowy pomiędzy uczestnikiem a uczelnią, nie później niż w dniu rozpoczęcia okresu mobilności;
   • druga rata zostanie wypłacona uczestnikowi po zakończeniu pobytu i dostarczeniu wszystkich dokumentów potrzebnych do rozliczenia mobilności oraz wypełnieniu raportu on-line.
   1. Uczestnik praktyki ma obowiązek rozliczenia się z wyjazdu w Dziale Współpracy Międzynarodowej w ciągu 30 dni od daty zakończenia mobilności. Niedopełnienie obowiązku rozliczenia się z praktyki może skutkować wydaniem przez prorektora ds. nauki i współpracy międzynarodowej decyzji o obowiązku zwrotu przyznanego stypendium.
   2. Celem rozliczenia praktyk, student/absolwent składa w DWM następujące dokumenty: podpisane przez instytucję przyjmującą Learning Agreement After Mobility, bilety potwierdzające odbycie podróży ekologicznymi środkami transportu, oświadczenie potwierdzające odbycie podróży w przypadku odbycia jej samochodem, oświadczenie „green travel" (gdy ma zastosowanie). Ponadto uczestnik mobilności, celem dokonania rozliczenia, ma obowiązek złożyć ankietę EU Survey, przesłaną uczestnikowi po zakończeniu mobilności, za pośrednictwem Beneficiary Module, na wskazany przez uczestnika w formularzu zgłoszeniowym adres mailowy.
   3. Rezygnacja z wyjazdu na praktykę po podpisaniu umowy i otrzymaniu I raty stypendium musi być niezwłocznie zgłoszona do Działu Współpracy Międzynarodowej i wiąże się z obowiązkiem zwrotu przez uczestnika otrzymanego stypendium.
   4. Ewentualne środki, zwalniane w wyniku rezygnacji uczestników z wyjazdów lub powstałe w wyniku uzyskania dodatkowych środków z Narodowej Agencji Programu Erasmus+, zostaną wykorzystane kolejno na sfinansowanie:
      • wyjazdu uczestników znajdujących się na liście rezerwowej,
      • wyjazdu uczestników przebywających na praktykach z grantem zerowym,
      • wyjazdu uczestników zakwalifikowanych w wyniku dodatkowej rekrutacji,
      • przedłużenia pobytu uczestników odbywających praktyki,
      • wyjazdów na studia, w przypadku braku środków na wyjazdy typu SMS i braku zgłoszeń na wyjazdy typu SMT.
4. Stypendium z budżetu programu Erasmus+, przyznane na okres finansowania, przeznaczone jest na pokrycie częściowych kosztów związanych z wyjazdem i pobytem w instytucji przyjmującej. Stypendium nie zakłada pokrycia pełnych kosztów związanych z utrzymaniem za granicą.
5. Uczestnik jest zobowiązany do posiadania dokumentu uprawniającego do korzystania z opieki zdrowotnej na terytorium Unii Europejskiej i państw uczestniczących w programie Erasmus+, a także ubezpieczenia obejmującego koszty leczenia (w tym leczenia w przypadku zachorowania na COVID-19), następstw nieszczęśliwych wypadków oraz od odpowiedzialności cywilnej, na czas podróży i pobytu w instytucji zagranicznej (Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego nie daje pełnego prawa do bezpłatnej opieki zdrowotnej). Koszty ubezpieczenia uczestnik finansuje ze środków własnych lub może starać się o dofinansowanie z wydziału/instytutu.
6. Stypendium przysługuje uczestnikowi wyłącznie na czas rzeczywistego pobytu za granicą.
7. Student/absolwent otrzymuje ryczałt na koszty podróży, z zastosowaniem stawek jednostkowych ustalonych przez Komisję Europejską, uzależnionych od kalkulatora odległości (dostępnego na stronie Komisji Europejskiej dotyczącej Programu Erasmus+) oraz zgodnie z zasadami określonymi w „Przewodniku po programie Erasmus+". Podróż nie musi odbywać się bezpośrednio przed i po odbyciu praktyk. Dzień podróży nie może być jednocześnie dniem realizowanej mobilności w instytucji przyjmującej.
8. W przypadku podróży z wykorzystaniem ekologicznych środków transportu (pociąg, autobus, samochód współdzielony) ryczałt na koszty podróży jest zwiększony. Kwoty ryczałtu przedstawiają się następująco:

   Odległość	Podróż z wykorzystaniem ekologicznych środków transportu – wysokość stawki	Podróż bez wykorzystania ekologicznych środków transportu – wysokość stawki
   od 10 do 99 km:	56 EUR na uczestnika	28 EUR na uczestnika
   od 100 do 499 km:	285 EUR na uczestnika	211 EUR na uczestnika
   od 500 do 1 999 km:	417 EUR na uczestnika	309 EUR na uczestnika
   od 2 000 do 2 999 km:	535 EUR na uczestnika	395 EUR na uczestnika
   od 3 000 do 3 999 km:	785 EUR na uczestnika	580 EUR na uczestnika
   od 4 000 do 7 999 km:	1 188 EUR na uczestnika	1 188 EUR na uczestnika
   8 000 km lub więcej:	1735 EUR na uczestnika	1735 EUR na uczestnika

   „Odległość" stanowi odległość między miejscem wyjazdu a miejscem realizacji mobilności, zaś „wysokość stawki" obejmuje wkład w koszty podróży do miejsca działania i z powrotem. W przypadku podróży na dystansie do 499 km uczestnicy powinni korzystać z niskoemisyjnych środków transportu.

9. W celu uzyskania zwiększonego ryczałtu uczestnik składa pisemną deklarację odbycia podróży z wykorzystaniem niskoemisyjnych środków transportu przed podpisaniem umowy (w uzasadnionych przypadkach możliwe jest złożenie deklaracji w trakcie pobytu). Następnie, najpóźniej na etapie rozliczenia mobilności, uczestnik musi przedstawić pisemne oświadczenie oraz załączyć bilety (w przypadku podróży pociągiem lub autobusem) w celu rozliczenia przyznanego ryczałtu.
10. Dodatkowo uczestnik otrzyma stypendium na koszty utrzymania w trakcie podróży. Wysokość dziennego stypendium na koszty utrzymania w trakcie podróży jest taka sama jak stawka dzienna na koszty utrzymania w trakcie pobytu (pkt. 4 i 5).
11. Przedłużenie pobytu będzie mogło zostać sfinansowane pod warunkiem posiadania przez Uniwersytet w Białymstoku wolnych środków. O przyznaniu dofinansowania decyduje kolejność dostarczenia kompletnej dokumentacji do DWM. Wnioski będą rozpatrywane indywidualnie. Przy przedłużaniu pobytu stawka miesięcznego stypendium nie ulega zmianie.
12. W ramach mobilności SMT możliwe jest finansowanie wyjazdów do krajów z regionu 13 i 14, tj. Andora, Monako, San Marino, Państwo Watykańskie, Wyspy Owcze, Szwajcaria, Wielka Brytania, w wysokości do 10% całościowego grantu mobilnościowego, na zasadach określonych w umowie pomiędzy Uczelnią i NA. Wyjazdy do krajów z regionu 13 i 14 powinny zostać zdywersyfikowane co do destynacji.
13. Kursy językowe, mogą być, decyzją Koordynatora Uczelnianego, dofinansowane ze środków Programu Erasmus+ OS, na podstawie podania złożonego przez uczestnika do koordynatora uczelnianego oraz pod warunkiem dostępności środków.
14. Studenci, którzy będą spełniać kryteria ujęte w definicji „osób z mniejszymi szansami" będą otrzymywać dodatkowo kwotę 250 EUR na każdy miesiąc pobytu. Definicja „osób z mniejszymi szansami" obejmuje osoby z niepełnosprawnościami, osoby ze środowisk uboższych, cudzoziemców oraz osoby posiadające dzieci do lat 8. Osoby ze środowisk uboższych są to studenci, którzy w czasie przeprowadzanej rekrutacji na SMS mają prawo do otrzymywania stypendium socjalnego, zdefiniowanego w art. 86, ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz art. 87, ust. 1 pkt 1 niniejszej ustawy. Cudzoziemca to student/absolwent posiadający status uchodźcy, potwierdzony prawomocną decyzją szefa Urzędu ds. Cudzoziemców w rozumieniu przepisów art. 23 pkt 1) Ustawy z dn. 13.06.2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz. U. z 2025, poz. 223).
15. Do uzyskania dodatku dla „osób z mniejszymi szansami" kwalifikowane są osoby, które:
    1. w momencie złożenia wniosku zgłoszeniowego posiadają prawo do stypendium socjalnego na Uniwersytecie w Białymstoku, potwierdzone w formularzu zgłoszeniowym danego studenta, przez Dział Spraw Studenckich lub dziekanat/sekretariat właściwej jednostki organizacyjnej.
    2. w momencie złożenia wniosku o wyjazd są uznane, w świetle uchwały nr 3105 Senatu Uniwersytetu w Białymstoku z dnia 28 września 2022 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad wprowadzania i zastosowania rozwiązań alternatywnych wobec studiujących osób ze szczególnymi potrzebami, za osoby ze szczególnymi potrzebami. Informacja ta musi zostać potwierdzona w formularzu zgłoszeniowym studenta przez Pełnomocnika Rektora ds. studentów i doktorantów ze szczególnymi potrzebami edukacyjnymi. Otrzymywanie dodatku jest gwarantowane od początku trwania wyjazdu stypendialnego do końca okresu finansowania, ustalonego w umowie na wyjazd stypendialny pomiędzy uczelnią i studentem.
    3. przedstawiły do wglądu koordynatorom w DWM stosowne oświadczenie o posiadaniu statusu uchodźcy wraz z decyzją szefa Urzędu ds. Cudzoziemców, najpóźniej na 1 dzień przed zawarciem umowy finansowej.
    4. złożyły w DWM oświadczenie o liczbie posiadanych dzieci, będących na utrzymaniu studenta/absolwenta z podaniem imion i nazwiska dzieci oraz datą ich urodzenia oraz przedkładając do wglądu w DWM akt urodzenia dzieci.
16. Jeżeli student/absolwent uprawniony do dodatku otrzyma zgodę na przedłużenie pobytu i zostanie mu przyznane dofinansowanie na okres przedłużenia, dodatek również zostanie wypłacony.
17. Jeżeli student/absolwent posiadający prawo do dodatku decyduje się na wyjazd z dofinansowaniem zerowym, nie przysługuje mu wypłata dodatku.
18. Studenci znajdujący się w trudnej sytuacji materialnej, mogą otrzymać wyższe stypendium na każdy miesiąc zaakceptowanego pobytu. Do uzyskania dodatku uprawnione są osoby, które:
    • w momencie złożenia wniosku o wyjazd posiadają prawo do stypendium socjalnego na Uniwersytecie w Białymstoku, potwierdzone w formularzu zgłoszeniowym danego studenta, przez Dział Spraw Studenckich lub dziekanat/sekretariat właściwej jednostki organizacyjnej,
    • uzyskają prawo do stypendium socjalnego po złożeniu formularza zgłoszeniowego na wyjazd, ale przed rozpoczęciem mobilności oraz złożą w DWM przed podpisaniem umowy o wyjazd załącznik nr 1 do formularza zgłoszeniowego z potwierdzeniem uzyskania stypendium socjalnego z dziekanatu/sekretariatu właściwej jednostki organizacyjnej lub działu spraw studenckich.

    Otrzymywanie przyznanego dodatku jest gwarantowane od początku trwania wyjazdu stypendialnego do końca okresu finansowania ustalonego w umowie na wyjazd stypendialny pomiędzy uczelnią i studentem/absolwentem.

    W stosunku do osób, które nabędą prawo do uzyskania stypendium socjalnego już w trakcie pobytu na praktyce dodatek nie będzie przyznany.

19. Studenci/absolwenci z niepełnosprawnościami mogą otrzymać wyższe stypendium na każdy miesiąc zaakceptowanego pobytu. Do uzyskania takiego dofinansowania uprawnione są osoby, które w momencie złożenia wniosku o wyjazd są uznane w świetle uchwały nr 3105 Senatu Uniwersytetu w Białymstoku z dnia 28 września 2022 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad wprowadzania i zastosowania rozwiązań alternatywnych wobec studiujących osób ze szczególnymi potrzebami za osoby ze szczególnymi potrzebami. Informacja ta musi zostać potwierdzona w formularzu zgłoszeniowym studenta przez Pełnomocnika Rektora ds. studentów i doktorantów ze szczególnymi potrzebami edukacyjnymi. Każdy przypadek jest rozpatrywany indywidualnie przez uczelnię w porozumieniu z Pełnomocnikiem Rektora ds. studentów i doktorantów ze szczególnymi potrzebami edukacyjnymi. O decyzji przyznania dofinansowania studenci są informowani indywidualnie.
20. Student/absolwent z orzeczonym stopniem niepełnosprawności jest dodatkowo uprawniony do otrzymania dofinansowania na pokrycie kosztów rzeczywistych związanych z niepełnosprawnością. Wysokość dodatkowej kwoty będzie określana na podstawie specjalnego wniosku, złożonego przez uczestnika mobilności do NA za pośrednictwem Koordynatora Uczelnianego Programu Erasmus+. Wniosek (wraz z załącznikami) powinien być zaopiniowany przez Pełnomocnika Rektora Uniwersytetu w Białymstoku ds. studentów i doktorantów ze szczególnymi potrzebami edukacyjnymi. Wzór wniosku, składanego do NA jest publikowany na stronie internetowej UwB. Zgodnie z wymogami NA, wniosek taki powinien być wysłany bezzwłocznie po zakwalifikowaniu na wyjazd -- nie później niż 5 tygodni przed wyjazdem uczestnika mobilności na stypendium.
21. We wniosku o dofinansowanie dodatkowych kosztów bezpośrednio związanych z niepełnosprawnością uczestnik mobilności musi w szczegółowy sposób określić potrzeby wynikające z niepełnosprawności, inne niż standardowe koszty związane z podróżą i utrzymaniem podczas pobytu za granicą. Każdy dodatkowy koszt będzie wymagał szczegółowego uzasadnienia, określenia wysokości przewidywanych wydatków i podania źródła, na podstawie którego przewidywana kwota wydatków została skalkulowana.
22. Kwota przyznana na wydatki bezpośrednio związane z niepełnosprawnością (kwota dodatkowa do stawek ryczałtowych obliczonych zgodnie z okresem pobytu stypendialnego), o której mowa w pkt. 24 niniejszych zasad będzie rozliczana jako koszty rzeczywiste, czyli wymagające udokumentowania w postaci dowodów finansowych. Koszty powinny być dostosowane do realnych potrzeb związanych z typem niepełnosprawności i realnie oszacowane.
23. Przyznanie dodatkowych środków na pokrycie kosztów bezpośrednio związanych z niepełnosprawnością, bez których realizacja wyjazdu nie byłaby możliwa oraz które nie są zapewnione przez uczelnię przyjmującą lub nie są finansowane z innych źródeł, będzie miało miejsce w następujących sytuacjach:
    1. niepełnosprawność wymaga specjalnego transportu dla uczestnika mobilności do miejsca docelowego (koszty specjalnego transportu);
    2. niepełnosprawność wymaga wsparcia uczestnika mobilności przez osobę towarzyszącą przez część lub cały okres pobytu za granicą (koszty podróżny osoby towarzyszącej oraz koszty wiązane z pobytem osoby towarzyszącej - zakwaterowanie, wyżywienie, transport lokalny, itp.). Pobyt osoby towarzyszącej wyklucza możliwość pokrycia kosztów pracy opiekuna miejscowego w tym samym czasie;
    3. niepełnosprawność wymaga wsparcia uczestnika mobilności przez profesjonalnego opiekuna miejscowego (koszty wynagrodzenia). Praca profesjonalnego opiekuna miejscowego wyklucza możliwość pokrycia kosztów osoby towarzyszącej w tym samym czasie;
    4. niepełnosprawność wymaga korzystania ze specjalnych materiałów dydaktycznych przez uczestnika mobilności w kształceniu w instytucji przyjmującej (koszty specjalnych materiałów dydaktycznych);
    5. niepełnosprawność wymaga specjalnej opieki medycznej dla uczestnika mobilności na miejscu (koszty opieki lekarskiej, rehabilitacji, leków, bez których pobyt za granicą nie byłby możliwy). Przyznanie dofinansowania w tej kategorii wymaga przedłożenia zaświadczenia lekarskiego, z którego wynika konieczny zakres specjalnej opieki medycznej;
    6. niepełnosprawność wymaga specjalnego ubezpieczenia dla uczestnika mobilności (koszty specjalnego ubezpieczenia);
    7. niepełnosprawność wymaga poniesienia innych kosztów przez uczestnika mobilności, bez których wyjazd stypendialny nie mógłby się odbyć (ta kategoria wymaga udokumentowania w postaci zalecenia organu orzekającego o niepełnosprawności lub lekarza). W przypadku uczestnika mobilności, który w orzeczeniu o stopniu niepełnosprawności ma przyznane prawo do zamieszkania w oddzielnym pokoju, NA może dofinansować maksymalnie 50% kosztów wynajmu mieszkania lub pokoju. W innym przypadku dodatkowe środki na dofinansowanie wynajmu mieszkania lub pokoju nie będą przyznawane.
24. Bezzwłocznie po podjęciu decyzji przez NA uczestnik mobilności ubiegający się o dofinansowanie z tytułu niepełnosprawności zostanie poinformowany o kwocie dodatkowego wsparcia (dodatkowego w stosunku do ryczałtu wynikającego z planowanego czasu trwania pobytu za granicą).
25. Student/absolwent oprócz standardowego rozliczenia wyjazdu, jest zobowiązany do rozliczenia dodatkowego dofinansowania bezzwłocznie po zakończeniu pobytu za granicą. W tym celu należy wypełnić kartę rozliczenia osób z niepełnosprawnościami dostępną na stronie programu Erasmus+: https://erasmusplus.org.pl/. Rozliczenie zostanie dokonane na podstawie kosztów rzeczywistych, co oznacza konieczność ich udokumentowania dowodami finansowymi, w których wyszczególniono co najmniej nazwę i adres organu wystawiającego dokument, kwotę i walutę oraz datę wystawienia dokumentu.
26. Do wszystkich dokumentów, potwierdzających poniesienie dodatkowych kosztów z tytułu niepełnosprawności należy dołączyć potwierdzenie zapłaty.
27. Jeżeli uczestnik mobilności otrzymujący dodatek na pokrycie dodatkowych kosztów związanych z niepełnosprawnością otrzyma zgodę na przedłużenie pobytu zostanie mu przyznane dofinansowanie mobilności na okres przedłużenia, musi ponownie złożyć wniosek o uzyskanie dodatkowej kwoty na pokrycie kosztów związanych z niepełnosprawnością zgodnie z wyżej opisaną procedurą.
28. We wszelkich kwestiach nieobjętych zasadami finansowymi zastosowanie mają instrukcje zawarte w Przewodniku po programie Erasmus+, wytyczne NA oraz decyzje Komisji Europejskiej.