Program Erasmus+ KA131

w Uniwersytecie w Białymstoku

Zasady kwalifikacji

Wyjazdy studentów, doktorantów i absolwentów na krótkoterminową mobilność mieszaną na praktyki

w ramach projektu o numerze 2025-1-PL01-KA131-HED-000316144 w latach 2025 - 2027

1. Użyte w niniejszych zasadach określenia oznaczają:
   1. student – student Uniwersytetu w Białymstoku studiów (stacjonarnych lub niestacjonarnych) pierwszego i drugiego stopnia, jednolitych studiów magisterskich oraz doktorant szkoły doktorskiej;
   2. absolwent – osoba, która obroniła pracę dyplomową i ukończyła studia w Uniwersytecie w Białymstoku, złożyła rozprawę doktorską;
   3. jednostka organizacyjna – wydział, filia, szkoła doktorska;
   4. kierownik jednostki organizacyjnej – dziekan wydziału, dziekan filii, dyrektor szkoły doktorskiej.
2. Rekrutacja na krótkoterminową mieszaną mobilność fizyczną na praktyki i realizacja mobilności odbywa się zgodnie z Regulaminem studiów Uniwersytetu w Białymstoku, Regulaminem Szkoły Doktorskiej UwB oraz zasadami programu Erasmus+.
3. Warunkiem wzięcia udziału w rekrutacji na wyjazd na krótkoterminową mobilność mieszaną na praktyki w ramach programu Erasmus+ jest posiadanie statusu studenta Uniwersytetu w Białymstoku. Wyjazd może być zrealizowany najwcześniej po ukończeniu pierwszego roku studiów pierwszego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich. Mobilność musi zakończyć się nie później niż cztery tygodnie przed terminem rozpoczęcia sesji egzaminacyjnej określonym w organizacji roku akademickiego.
4. W celu zrealizowania krótkoterminowej mobilności mieszanej na praktyki za granicą w ramach programu Erasmus+ student/absolwent może wyjechać do wybranej przez siebie zagranicznej (tj. mieszczącej się w innym kraju uczestniczącym w programie Erasmus+: 26 krajów UE wyłączając Polskę, 3 kraje EOG, Turcja, Macedonia, Serbia) instytucji przyjmującej: każda organizacja publiczna lub prywatna prowadząca działalność na rynku pracy lub w dziedzinie kształcenia, szkolenia, młodzieży i badań naukowych i innowacji (...); organizacja niekomercyjna non-profit, stowarzyszenie, organizacja pozarządowa; instytucja prowadząca poradnictwo zawodowe, doradztwo zawodowe i usługi informacyjne; instytucja szkolnictwa wyższego z państwa członkowskiego UE lub państwa trzeciego stowarzyszonego z Programem posiadająca ECHE lub instytucja szkolnictwa wyższego z państwa trzeciego niestowarzyszonego z Programem uznana przez właściwe organy, która podpisała porozumienia międzyinstytucjonalne z partnerami z państwa członkowskiego UE lub państwa trzeciego stowarzyszonego z Programem przed rozpoczęciem mobilności.
5. Praktyka nie może być realizowana w instytucjach Unii Europejskiej oraz instytucjach zarządzających programami Unii Europejskiej, a także finansowanych ze środków Unii Europejskiej. Ponadto, praktyka nie może być realizowana na terytorium RP lub kraju zamieszkania studenta/absolwenta.
6. Na etapie ubiegania się o wyjazd oraz przed samym wyjazdem do kraju instytucji przyjmującej, student/absolwent zobowiązany jest do zapoznania się z aktualnymi informacjami dotyczącymi przestrzegania przepisów i zaleceń władz w Polsce i w kraju wyjazdu. Kwestie wizowe oraz legalizacji pobytu w kraju odbywania mobilności leżą w gestii studenta/absolwenta. Student/absolwent posiadający obywatelstwo inne niż państwa członkowskiego UE lub EOG jest zobligowany do sprawdzenia zasad odnoszących się do wjazdu na terytorium kraju przyjmującego stypendystów programu Erasmus+.
7. W przypadku wyjazdów absolwentów na krótkoterminową mobilność mieszaną na praktyki, osoba ubiegająca się o wyjazd:
   • musi złożyć określone w pkt. 15 dokumenty przed obroną pracy dyplomowej/złożeniem rozprawy doktorskiej, z uwzględnieniem pkt. 16.
   • musi zrealizować wyjazd na praktyki w terminie do 12 miesięcy od obrony pracy dyplomowej/złożenia rozprawy doktorskiej, jednakże nie później niż do 31.07.2026 r.
8. Student w trakcie pobierania stypendium na wyjazd nie może przebywać na urlopie, o którym mowa w §34 Regulaminu studiów Uniwersytetu w Białymstoku oraz nie może być objęty zawieszeniem kształcenia, o którym mowa w §25 Regulaminu Szkoły Doktorskiej Uniwersytetu w Białymstoku.
9. W przypadku wyjazdu na krótkoterminową mobilność mieszaną na praktyki mającą odbyć się w trakcie trwania semestru studiów, zgodę na odbycie praktyki wydaje właściwy kierownik jednostki organizacyjnej Uniwersytetu w Białymstoku lub upoważniona przez niego osoba. Student, przed podpisaniem umowy z uczelnią, jest zobligowany do przedłożenia powyższej zgody w Dziale Współpracy Międzynarodowej (DWM).
10. W przypadku realizacji krótkoterminowej mobilności mieszanej na praktyki na poczet praktyki będącej obowiązkową częścią programu studiów, Learning Agreement jest konsultowany przez studenta z koordynatorem praktyk będących obowiązkową częścią programu studiów.
11. Okres realizacji wyjazdu w ramach krótkoterminowej mobilności mieszanej na praktyki wlicza się do całkowitego kapitału mobilności w ramach programu Erasmus+. Kapitał mobilności obejmuje studia, krótko– i długoterminowe praktyki oraz BIP, realizowane na UwB i innych uczelniach w ramach programu Erasmus+. Kapitał mobilności nie może przekroczyć:
    • 12 miesięcy na studiach pierwszego i drugiego stopnia oraz w trakcie kształcenia w szkole doktorskiej,
    • 24 miesięcy na studiach jednolitych magisterskich.
12. Minimalny okres realizacji wyjazdu za granicę (fizycznej mobilności) w ramach krótkoterminowej mobilności mieszanej na praktyki wynosi 5, a maksymalny 30 kolejno następujących po sobie dni roboczych. Mobilność fizyczna nie może zacząć się ani zakończyć w dzień wolny od pracy ani w dni świąteczne wolne od pracy w kraju instytucji przyjmującej.
13. Każda krótkoterminowa mobilność mieszana na praktyki musi obejmować obowiązkowy komponent wirtualny (działania online), który jest integralną częścią programu praktyk. Komponent wirtualny nie podlega finansowaniu ze środków stypendialnych (finansowanie obejmuje wyłącznie mobilność fizyczną oraz dni podróży). Zarówno komponent wirtualny, jak i mobilność fizyczna muszą być określone w Porozumieniu o programie praktyk (Learning Agreement) przed rozpoczęciem mobilności. Student/absolwent jest zobowiązany do ukończenia zarówno komponentu wirtualnego, jak i mobilności fizycznej. Nieukończenie któregokolwiek z tych elementów skutkuje obowiązkiem zwrotu całości przyznanego stypendium. Potwierdzenie realizacji komponentu wirtualnego oraz mobilności fizycznej musi być zawarte w dokumencie Learning Agreement After the Mobility. W przypadku krótkoterminowej mobilności mieszanej na praktyki doktorantów, komponent wirtualny nie jest obligatoryjny.
14. W celu wzięcia udziału w rekrutacji na wyjazd na krótkoterminową mobilność mieszaną na praktyki należy złożyć wniosek zgłoszeniowy. Wniosek należy złożyć w sposób i w terminie określonym w zasadach kwalifikacji.
15. Wniosek obejmuje:
    • Learning Agreement for Traineeships Before Mobility, podpisany przez koordynatora właściwej jednostki organizacyjnej, instytucję przyjmującą oraz studenta
    • formularz zgłoszeniowy studenta na wyjazd na krótkoterminową mobilność mieszaną na praktyki, podpisany przez studenta oraz koordynatora właściwej jednostki organizacyjnej, a w przypadku studenta ze szczególnymi potrzebami, a także pobierających stypendium socjalne, również przez wskazane w formularzu podmioty.

    Oba dokumenty dostępne są na stronie internetowej Uniwersytetu w Białymstoku. Dokumenty należy złożyć w DWM UwB osobiście, przesłać pocztą na adres korespondencyjny DWM UwB, lub przesłać na adres mailowy: j.przyborowska@uwb.edu.pl. Do celów rekrutacyjnych dopuszczalne jest przedłożenie skanów ww. dokumentów.

16. Osoby zainteresowane wyjazdem na krótkoterminową mobilność mieszaną na praktyki składają do DWM wniosek w terminie rekrutacji, tj. od 02.03.2026 r. do 31.03.2026 r.
17. Praktyki można realizować nie wcześniej niż od 27.04.2026 r. Praktyki muszą zakończyć się najpóźniej do 31.07.2027 r. (wliczając ewentualny okres przedłużenia), przy poszanowaniu zasad uwzględnionych w pkt. 7, pkt. 11 i pkt. 12.
18. Rekrutację studentów na krótkoterminową mobilność mieszaną na praktyki prowadzi Dział Współpracy Międzynarodowej UwB. Ocenę złożonych wniosków przeprowadzi Komisja Rekrutacyjna, składająca się z Koordynatora Uczelnianego Programu Erasmus+ i dwóch pracowników DWM UwB. Przy ocenie wniosków pod uwagę brany będzie proponowany program praktyki, który powinien być zgodny z kierunkiem studiów (krótkoterminowe praktyki mieszane powinny gwarantować nabycie kompetencji związanych z kierunkiem kształcenia studenta). Kryteria wyboru kandydatów to wysoka motywacja do odbycia praktyki w instytucji przyjmującej, profil instytucji przyjmującej i rodzaj uzgodnionego zakresu pracy, a także dobra znajomość języka obcego. Kwalifikacja na wyjazdy zostanie dokonana na podstawie następujących kryteriów:
    1. pierwszeństwo będą miały osoby, które nie wyjeżdżały dotychczas w ramach programu Erasmus;
    2. w następnej kolejności kwalifikują się wyjazdy zgłaszane przez studentów będących członkami stowarzyszenia Erasmus Student Network (ESN) lub sprawujących indywidualną opiekę nad zagranicznymi studentami przyjeżdżającymi do Uniwersytetu w Białymstoku.

    W przypadku spełnienia kryteriów w jednakowym stopniu, decydująca będzie kolejność zgłoszeń. Po zakończonej rekrutacji, DWM poinformuje drogą mailową kandydatów o jej wynikach.

19. Odwołania od decyzji komisji kwalifikacyjnej, rozpatrującej zgłoszenia do udziału w krótkoterminowej mobilności mieszanej na praktyki należy kierować do prorektora ds. nauki i współpracy międzynarodowej w terminie do 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania drogą mailową decyzji komisji o wynikach rekrutacji.
20. W zakresie wyłączenia członka komisji kwalifikacyjnej stosuje się przepisy Kodeksu Postępowania Administracyjnego.
21. Jeśli liczba zgłoszeń przekroczy liczbę dostępnych miejsc, zostanie stworzona lista rezerwowa. Wyjazdy osób, które znalazły się na liście rezerwowej będą mogły zostać zrealizowane w przypadku uzyskania przez Uniwersytet w Białymstoku dodatkowych środków z Narodowej Agencji lub zwolnienia środków, w wyniku rezygnacji studentów z wyjazdów. W przypadku złożenia przez studenta więcej niż jednego wniosku na dany rok akademicki, komisja może przesunąć niektóre z tych wniosków na listę rezerwową.
22. W przypadku niewykorzystania przyznanych Uniwersytetowi w Białymstoku środków na wyjazdy typu SMT w pierwszej rekrutacji, rekrutacja przechodzi w rekrutację uzupełniającą, mającą charakter ciągły, prowadzoną do wykorzystania środków przeznaczonych na wyjazdy na praktyki. O kwalifikacji na wyjazd decyduje kolejność zgłoszeń przy zachowaniu kryteriów z pkt. 18.
23. Student zainteresowany realizacją krótkoterminowej mobilności mieszanej na praktyki, w ramach rekrutacji ciągłej zobowiązany jest do dostarczenia zgłoszenia rekrutacyjnego nie później niż 30 dni przed planowaną datą rozpoczęcia mobilności.
24. Przed rozpoczęciem mobilności, zakwalifikowany student/absolwent jest zobowiązany dostarczyć wszystkie wymagane dokumenty i dane do DWM w celu podpisania umowy finansowej na realizację krótkoterminowej mobilności mieszanej na praktyki (zawartą pomiędzy studentem/absolwentem a Uniwersytetem w Białymstoku, reprezentowanym przez prorektora ds. nauki i współpracy międzynarodowej). Na dokumentację skradają się: dane o koncie w EUR należącym do studenta/absolwenta, umożliwiających wykonanie przelewu stypendium; certyfikat ubezpieczeń NNW i OC honorowanych w kraju odbywania mobilności, obejmujących cały okres realizacji działań związanych z odbyciem mobilności, kopii ważnej w okresie realizacji mobilności karty EKUZ. W przypadku realizacji mobilności w ciągu trwania zajęć dydaktycznych w roku akademickim, uczestnik jest zobowiązany przedłożyć zaakceptowane podanie o ustaleniu Indywidualnej Organizacji Studiów w obrębie jednostki kształcenia. Umowę należy podpisać nie wcześniej niż 30 dni i nie później niż 14 dni przed datą rozpoczęcia krótkoterminowej mobilności mieszanej na praktyki. W uzasadnionych indywidualnych przypadkach DWM może odstąpić od zachowania 14-dniowego terminu.
25. Student/absolwent ma możliwość przedłużenia swojego pobytu na krótkoterminowej mobilności mieszanej na praktyki jeśli uzyska na to zgodę instytucji przyjmującej i za zgodą odpowiednich organów Uniwersytetu w Białymstoku oraz jeśli nie wyczerpał limitu kapitału mobilności. Przedłużony okres finansowania wynosi maksymalnie do 25 dni od momentu rozpoczęcia krótkoterminowej mobilności mieszanej na praktyki z poszanowaniem zasad uwzględnionych w pkt. 7, pkt. 11. i pkt. 12. W celu przedłużenia praktyk należy przedłożyć Learning Agreement for Traineeships (short term blended traineeships), część During the Mobility. W dokumencie należy określić datę rozpoczęcia mobilności oraz zaktualizować planowaną datę zakończenia mobilności, a także wskazać działania, jakie zostaną zrealizowane w okresie mobilności, uwzględniając okres przedłużenia. Dokument, zawierający podpisy wszystkich wskazanych nim stron, musi zostać przekazany drogą mailową do DWM w formie skanu nie później niż na 5 dni przed pierwotnie ustaloną datą zakończenia mobilności.
26. Student/absolwent, który rezygnuje z wyjazdu, powinien niezwłocznie pisemnie poinformować o swojej decyzji właściwego koordynatora jednostki organizacyjnej oraz DWM, podając przyczynę rezygnacji. Za dochowanie pisemnej formy przekazania ww. informacji uznaje się powiadomienie o zaistniałej sytuacji drogą mailową.
27. Uniwersytet w Białymstoku zobowiązuje się do:
    1. uznania studentowi krótkoterminowej mobilności mieszanej na praktyki zrealizowanej za granicą na zasadach obowiązujących w uczelni, tj. Regulaminie studiów Uniwersytetu w Białymstoku, wewnętrznych aktach obowiązujących w jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu w Białymstoku, zasadach programu Erasmus+,
    2. wpisania w suplemencie do dyplomu zrealizowanej w jednostce zagranicznej praktyki, która nie jest objęta programem studiów na Uniwersytecie w Białymstoku.

W przypadku przedłużenia praktyki realizowanej w okresie wakacyjnym oraz w przypadku praktyk absolwenckich organem decyzyjnym jest Koordynator Uczelniany programu Erasmus+. W przypadku przedłużenia praktyki realizowanej w trakcie trwania roku akademickiego, organami decyzyjnymi są właściwy kierownik jednostki organizacyjnej Uniwersytetu w Białymstoku oraz Koordynator Uczelniany.